Privatsphäre und Datenschutz

Die folgenden Informationen geben einen Überblick über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Heidelberger Partnerschaftskaffee e.V. und die Rechte, die sich ab dem 25.05.2018 aus der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) für Sie als Nutzer / Kunde ergeben.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlich ist Rudi Kurz (Sprecher des Heidelberger Partnerschaftskaffee e.V.).

 
Die Kontaktdaten lauten:
Heidelberger Partnerschaftskaffee e.V.
Rudi Kurz
Angelweg 3; D-69121 Heidelberger
info (at) partnerschaftskaffee.de; +49-(0)6221-455826
 

Aus welchen Quellen stammen die Daten?

Der Heidelberger Partnerschaftskaffee e.V. verarbeitet personenbezogene Daten, die im Rahmen der Vereinstätigkeit und bei der Tätigkeit des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebes erfasst werden. Die Daten entstehen aus folgenden Quellen:

  • Anfragen zu Informationen über den Kaffeehandel, Produzenten, Fairen Handel etc.
  • Zusendung von Informationen, Kommentaren, per Mail, Postdienstleister etc.
  • Spenden zur Förderung der Projekte des Partnerschaftskaffee e.V.
  • Anmeldungen zu einem Newsletter
  • Vertrieb (Bestellung, Verkauf, Versand..) des Heidelberger Partnerschaftskaffee
  • Cookie*, Serverlogdateien und Besucher-Tracking (Teil-Anonymisiert)
 

Welche Daten werden verarbeitet?

Von uns werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

  • Personen-, Adress- und Kontaktdaten für Kaffeehandel und Informationen (ggf. auch von Dritten z.B. als Annehmende von Paketen)
  • Zahlungsdaten (z.B. IBAN, BIC, ggf. SEPA-Mandat, ggf. Namen eines Dritten Zahlungsbeteiligten)
  • Buchungsbelege (z.B. zu Forderungen, Zahlungen, Lastschrift)
  • Mahnmaßnahmen (z.B. Mahnung)
  • Historie des Bestellkontos (z.B. bisherige Bestellungen, Datum einer Anschriften-Änderung, Buchung einer Forderung/Zahlung, ggf. Telefongesprächsnotizen)
  • ggf. Teilnahmedaten im Rahmen der Durchführung von Veranstaltungen
  • Allgemeine Daten bei Verwendung der Websites (z.B. verwendete Browserversion, teil-anonymisierte IP-Adresse, verwendetes Betriebssystem, aufgerufene Unterseite, Refferer, Zeitpunkt des Aufrufs)
 

Auf welcher Rechtsgrundlage, zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Der Verein Heidelberger Partnerschaftskaffee e.V. verarbeitet personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-DSGVO. Im einzelnen geschieht dies durch:

Verarbeitung der Daten zur Durchführung seines Handels mit besondes fair gehandelten Kaffees von Kleinbauern und zugehörigen Produkten gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. b EU-DSGVO

Der Kaffeehandel macht es erforderlich, dass wir Ihre Daten speichern, damit wir wissen, welche Kaffees sie wann bei uns bestellt haben, wie wir diese Kaffees an Sie liefern können und auf welchem Wege die Bezahlung erfolgt.
Außerdem müssen wir Sie per E-Mail erreichen, um Sie über Lieferzeiträume und Versandabläufe zu informieren, um Rechnungen zu senden etc. Darüber hinaus müssen wir z.B. eine Mengenabrechnung für unseren Handel nachweisen können (Biokontrolle).

Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 Buchst. a EU-DSGVO

Soweit eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Konto-Eröffnung im Onlineshop, Mitteilung von Telefonnummer oder E-Mail-Adresse für Anfrage/Kommunikation, Kontodaten im Rahmen eines SEPA-Lastschriftmandats oder für Erstattungen) erteilt wurde, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis dieser Einwilligung gegeben.

Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, Art. 6 Abs. 1 Buchst. c EU-DSGVO

Der Heidelberger Partnerschaftskaffee e.V. verarbeitet personenbezogene Daten zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten nach dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung (siehe auch die Ausführungen unter „Wie lange werden die erhobenen personenbezogenen Daten gespeichert?“) und für die Aufzeichnungen zur Vereinshistorie.

Verarbeitung zur Erfüllung des Zwecks der Mitgliedschaft, Art. 6 Abs. 1 Buchst. b EU-DSGVO

Die Mitarbeit oder Mitgliedschaft in einem Verein macht es erforderlich, dass wir Ihre Daten speichern, damit wir wissen, wer bei uns Mitglied ist und wie wir sie/ihn erreichen können. Wir müssen Sie per E-Mail oder Post zu unseren Mitgliederversammlungen einladen, Beitragsrechnungen zusenden und ggf. Beiträge per Lastschrift oder auf anderem Wege einziehen.

Verarbeitung nach Beendigung der Mitgliedschaft oder Handelsbeziehung zur Wahrung berechtigter Interessen, Art. 6 Abs. 1 Buchst. f EU-DSGVO

Auch nach Beendigung einer Mitarbeit oder Mitgliedschaft oder einer Handelsbeziehung kann es erforderlich sein, dass wir Ihre Daten weiterhin speichern um unsere berechtigten Interessen wahren. Das ist zum Beispiel für die Erhebung noch nicht bezahlter Mitglieds- oder Teilnehmerbeiträge, für die Kommunikation bei offenen Rechnungen, für Entscheidungen des Vereins oder aus ähnlichen Gründen der Fall.
 

Wer bekommt die Daten?

Innerhalb des Heidelberger Partnerschaftskaffee e.V. erhalten diejenigen Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur jeweiligen rechtmäßigen Aufgabenerfüllung benötigen. Aktuell werden von uns keine Daten zur Datenverarbeitung an externe Dienstleister weitergegeben, aber naturgemäß erhalten Banken und Internetdienstleister die im Rahmen ihrer Tätigkeiten notwendigen oder durch sie in unserem Auftrag erhobenen personenbezogene Daten, wenn sie diese nur im Einklang mit der EU-DSGVO und Auftragsgemäß verwenden. In diesem Sinne können Empfänger von personenbezogenen Daten sein:

  • Post- / Versanddienstleister
  • Geldinstitute
  • Behörden und Unternehmen im Rahmen von Adressklärungen (z. B. Meldebehörden, Deutsche Post AG)
  • Bei Zahlungsverzug oder anderen rechtlichen Auseinandersetzungen bei Bedarf Rechtsanwälte und wenn notwendig Inkassounternehmen
  • Drittschuldner (Arbeitgeber, Rentenkassen, Banken)
  • Externe Dienstleister für Sachbearbeitung (gibt es aktuell nicht)
  • Sonstige Dritte, für die die betroffenen Personen eine Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben oder eine rechtliche Befugnis zur Datenübermittlung besteht (z. B. Betreuer/in, Rechtsanwaltschaft, Insolvenzverwalter/in)
 

Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Es findet keine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland (Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. dem Europäischen Wirtschaftsraum) oder an eine internationale Organisation statt.
 

Wie lange werden die erhobenen personenbezogenen Daten gespeichert?

Die erhobenen Daten werden vom Heidelberger Partnerschaftskaffee e.V. gelöscht, wenn feststeht, dass sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden, die betroffene Person ihre Einwilligung, auf die eine Verarbeitung gestützt wurde, widerruft oder personenbezogene Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden. Eine Löschung der entsprechenden Daten erfolgt z. B., wenn keine Zahlungspflicht mehr besteht oder aufgrund des Widerrufs eines erteilten SEPA-Lastschriftmandats. Eine Löschung erfolgt jedoch zunächst nicht, wenn die Verarbeitung der Daten zu folgenden Zwecken weiterhin erforderlich ist:

Erfüllung von kontroll-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (z.B. Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu zehn Jahre.

Aufbewahrung aufgrund von gesetzlichen Verjährungsvorschriften: Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuchs und der Verwaltungsverfahrensgesetze der Länder können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.

Von Dritten übermittelte Daten, die nicht innerhalb einer Frist von zwölf Monaten überprüft wurden, werden gelöscht.
 

Welche Datenschutzrechte bestehen?

Jede betroffene Person hat in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten im Umfang der Bestimmungen der EU-DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und auf Widerspruch. Im Einzelnen sind dies:

Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 EU-DSGVO

Recht auf Auskunft, Art. 15 EU-DSGVO: Die betroffene Person hat nach Art. 15 Abs. 1 das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, hat sie ferner ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die Informationen gemäß Art. 15 Abs. 1 Buchst. a bis h EU-DSGVO.

Recht auf Berichtigung, Art. 16 EU-DSGVO: Sollten die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder unter Berücksichtigung der Verarbeitungszwecke unvollständig sein, besteht nach Art. 16 EU-DSGVO das Recht, eine Berichtigung bzw. eine Vervollständigung der personenbezogenen Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung, Art. 17 EU-DSGVO: Nach Art. 17 Abs. 1 EU-DSGVO besteht das Recht, eine Löschung personenbezogener Daten zu verlangen, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten aus einem der in dieser Vorschrift genannten Gründe unzulässig ist. Eine Löschung kann nicht verlangt werden, sofern die (weitere) Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist (Art. 17 Abs. 3 EU-DSGVO). Hierbei kommen insbesondere gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Heidelberger Partnerschaftskaffee e.V. in Betracht. Ein Recht auf Löschung personenbezogener Daten besteht demnach nicht, wenn die im obigen Abschnitt „Auf welcher Rechtsgrundlage und zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?“ genannten Verarbeitungszwecke weiterhin vorliegen oder uns gesetzliche Regelungen verpflichten, die Daten weiterhin aufzubewahren (siehe auch die Ausführungen unter„Wie lange werden die erhobenen personenbezogenen Daten gespeichert?“)

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 EU-DSGVO: Unter den Voraussetzungen des Art. 18 Abs. 1 Buchst. a bis d EU-DSGVO hat die betroffene Person die Möglichkeit die Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung) zu verlangen. Dies kann z.B. dann der Fall sein, wenn die betroffene Person die von uns gespeicherten Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt und diese deshalb noch nicht gelöscht werden sollen.

Sofern die Verarbeitung der Daten auf eine erteilte Einwilligung gestützt wird, kann diese jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der EU-DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, dem Heidelberger Partnerschaftskaffee e.V. gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf der Einwilligung lässt die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten unberührt.

 

Besteht ein Recht auf Beschwerde?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 EU-DSGVO). Beschwerdestelle ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit – Baden Württemberg

Hausanschrift:
Königstrasse 10 a
70173 Stuttgart
Postanschrift:
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
Tel.: 0711/615541-0
FAX: 0711/615541-15
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/
 

In wieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung oder findet Profiling statt?

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling gemäß Art. 22 EU-DSGVO findet beim Heidelberger Partnerschaftskaffee e.V.  nicht statt. Auch Wahrscheinlichkeits- oder Scorewerte werden von uns nicht erhoben oder gespeichert.

In einfacher Sprache

Eine in einfacher Sprache abgefasste Information zu unserem Umgang mit personenbezogenen Daten können Sie auf Anfrage beim Heidelberger Partnerschaftskaffee e.V. erhalten. Zuständig: Rudi Kurz, info (at) partnerschaftskaffee.de; Tel. +49-(0)6221-455826


Link zu gekürzter Information zum Datenschutz in leicher Sprache
 

Datenschutzerklärung vom 05.05.2018
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